Commercial Invoice là gì? Những chức năng chính của Hóa đơn thương mại

Commercial Invoice là gì? Đây là loại giấy tờ có vai trò và ý nghĩa quan trọng trong hoạt động kinh tế thương mại, đặc biệt là xuất nhập khẩu. Có lẽ chúng ta đã quá quen thuộc đối với những loại hóa đơn thông thường khác, nhưng chi tiết về Invoice thì không phải ai cũng có cơ hội để tiếp xúc và hiểu rõ.

Do đó, qua bài viết này của Finlogistics, chúng tôi sẽ mang đến những nội dung, thông tin cô đọng và đầy đủ nhất về tờ đơn Invoice. Hy vọng bạn sẽ phần nào nắm được quy trình thủ tục, vai trò cũng như tính pháp lý của Commercial Invoice trong những hoạt động thương mại – xuất nhập khẩu!

Tìm hiểu khái niệm và vai trò của Invoice trong xuất nhập khẩu hàng hóa

Khái niệm Xoay quanh Commercial Invoice

#Định nghĩa

Commercial Invoice (tiếng Việt là Hóa đơn thương mại) là một loại chứng từ thương mại quan trọng hàng đầu trong hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế. Chứng từ này được người bán (người xuất khẩu) phát hành và gửi cho người mua (người nhập khẩu) để yêu cầu thanh toán số tiền hàng hóa đã được thỏa thuận trong Hợp đồng.

Trên một Hóa đơn thương mại tiêu chuẩn sẽ bao gồm những thông tin cơ bản sau đây: đặc điểm của lô hàng, giá thành nhập vào, số lượng, tổng trị giá lô hàng, điều kiện giao hàng (Incoterms), phương thức thanh toán và hình thức vận chuyển,… 

#Chức năng

Vậy vai trò đặc biệt của Invoice là gì? Các chức năng của Hóa đơn thương mại được thể hiện qua những yếu tố sau:

• Invoice được sử dụng cho việc thanh toán giữa bên bán và bên mua và là căn cứ chính để bên bán yêu cầu bên mua thanh toán chi phí
• Bên cạnh đó, Invoice còn là cơ sở chính xác để tính toán mức thuế xuất nhập khẩu mà công ty của bạn phải nộp. Điều này hầu hết những người lên tờ khai Hải Quan sẽ hiểu rõ về việc nhập số tiền hóa đơn vào phần mềm của Hải Quan
• Invoice còn là cơ sở để đối chiếu thông tin với các loại chứng từ quan trọng khác trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán hay làm thủ tục xuất nhập cảnh liên quan. Khi khai báo Hải Quan, việc đối chiếu chéo chứng từ này với những thông tin tương ứng ở trên Vận đơn B/L, Packing List, giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice),… là điều rất quan trọng & cần thiết. Nếu như có sự sai khác giữa những giấy tờ, thì người làm chứng từ hoặc kê khai Hải Quan phải lập tức kiểm tra và tiến hành bổ sung và chỉnh sửa ngay số liệu

Invoice dùng để thanh toán giữa bên bán hàng và bên mua hàng

>>> Xem thêm: Quy trình các bước thủ tục đăng ký tài khoản tại Cổng thông tin quốc gia

#Ý nghĩa

Commercial Invoice là loại chứng từ đặt biệt quan trọng khi làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa. Điều đó được thể hiện qua một số yếu tố như:

• Hóa đơn thương mại là chứng từ không thể thiếu trong các vấn đề giao hàng
• Trong việc xác lập thanh toán với đối tác, Hóa đơn thương mại điện tử cũng là một chứng từ rất quan trọng
• Ngoài ra, Invoice còn là căn cứ thiết yếu để có thể xác định được giá trị Hải Quan của hàng hóa, từ đó có thể tính được mức thuế xuất nhập khẩu của lô hàng

Tuy nhiên, bạn cần chú ý rằng, Commercial Invoice không phải là chứng từ sở hữu hàng hóa. Trừ khi, chúng có thêm chứng từ đính kèm về việc chứng minh thanh toán hàng hoá của bên nhập khẩu (người mua). Số lượng bản sao của hoá đơn (tính cả bản chính và bản sao y) cần thiết để giao hàng, phải được người nhập khẩu đồng ý.

Hóa đơn thương mại thường sẽ được phát hành một bản gốc và hai bản sao y. Luật pháp mỗi quốc gia sẽ có những quy định khác nhau và không hạn chế số lượng bản chính. Đây là điều thực sự cần thiết trong quy trình nhập khẩu để khai báo Hải Quan theo yêu cầu của bên mua.

Nội dung chính của Commercial Invoice

#Hình thức

Thông thường, Commercial Invoice sẽ được phát hành theo bộ ba bản: 01 bản gốc + 02 bản sao y. Tuy nhiên, hầu hết các quốc gia đều không giới hạn số lượng bản chính có thể phát hành. Bởi vì đây là chứng từ thật sự cần thiết trong hoạt động xuất nhập khẩu và khai báo Hải Quan.

#Phân loại

Hiện nay, Hóa đơn thương mại được phân ra làm 04 loại chính bao gồm:

• Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice): đây là hóa đơn thanh toán sơ bộ tiền hàng trong những trường hợp như: giá hàng là tạm tính, thanh toán theo từng phần,…
• Hóa đơn chính thức (Final Invoice): đây là hóa đơn dùng để thanh toán hàng khi thực hiện toàn bộ hợp đồng
• Hóa đơn chi tiết (Detailed invoice): đây là hóa đơn có tác dụng phân tích chi tiết các bộ phận của giá hàng
• Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): một hình thức tương tự như hóa đơn thương mại nhưng chúng không dùng để thanh toán bởi vì không phải là yêu cầu đòi tiền. Loại hóa đơn này thường dùng khi hàng hóa được gửi đi triển lãm, gửi bán hoặc có tác dụng làm đơn chào hàng, làm thủ tục xuất nhập khẩu,…

Bạn nên phân biệt được các loại Commercial Invoice thường gặp

#Nội dung

Hóa đơn thương mại thường do chính các công ty tự lựa chọn và soạn thảo. Tuy nhiên dù cho lựa chọn mẫu hóa đơn nào thì Commercial invoice đều cần bao gồm những thông tin bắt buộc như sau:

• Người mua (Buyer/Importer): cần có đầy đủ các thông tin liên quan đến bên mua (ví dụ: tên công ty, fax, địa chỉ, người đại diện, email, SĐT, thông tin tài khoản ngân hàng thanh toán,…)
• Người bán (Seller/Exporter): cũng phải đảm bảo đầy đủ thông tin cơ bản về người bán giống như người mua
• Số Invoice: là mục thể hiện số tên viết tắt chuẩn, hợp lệ do bên xuất khẩu quy định và cung cấp trên Hóa đơn thương mại
• Ngày Invoice: Ngày Invoice là ngày hai bên ký hợp đồng và sẽ là trước ngày xuất khẩu hàng hóa (ngày vận đơn – Bill of Lading)
• Thông tin hàng hóa: bao gồm: tên hàng, số lượng, tổng trọng lượng, số khối, số kiện (tính theo bao/chiếc/cái/thùng…), giá nhập,… để bạn có thể tính thử ra được số tiền hàng, tiền vận chuyển cần thanh toán
• Hình thức thanh toán: có thể kể đến những phương thức phổ biến như: T/T; L/C; D/A; D/P. Được dùng phổ biến nhất chính là thanh toán T/T (điện chuyển tiền – người mua chuyển tiền thẳng vào tài khoản người bán). Hoặc phương thức L/C (thanh toán tín dụng bằng chứng từ) cũng khá được ưa chuộng. Cuối cùng là 02 hình thức thanh toán D/A và D/P áp dụng cho thanh toán nhờ thu chứng từ
• Nước xuất xứ hàng hóa: Nhằm truy xuất nguồn gốc của hàng hóa đó xuất xứ từ quốc gia nào ví dụ như Vietnam, China,…để bạn có thể biết được
• Tổng tiền (Amount): Thể hiện tổng trị giá của hóa đơn hàng hóa xuất khẩu, được ghi bằng cả số và chữ, với mệnh giá thanh toán đồng tiền quy định của hai bên
• Điều kiện Incoterms: Ghi cùng địa điểm cụ thể của bên xuất khẩu (ví dụ: CIF HN, Vietnam)

Trên Commercial Invoice sẽ có một số thông tin thường gặp khác như: POL – cảng xếp hàng/ POD – cảng dỡ hàng, Tên tàu/số chuyến, Destination – Đích đến (thường hay trùng với POD)…hoặc các mã giảm giá, chiết khấu,… kèm theo. Ngoài ra, Invoice còn bao gồm một số nội dung như: cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, ký hiệu chuyến bay (đói với vận chuyển đường hàng không), ngày giao hàng dự kiến (ETA),…

Những nội dung thường gặp trên một mẫu Invoice

Sự khác nhau giữa Hóa đơn thương mại và Hóa đơn phi thương mại

Sẽ có khá nhiều người bị nhầm lẫn giữa Commercial Invoice và Non-Commercial Invoice. Tuy nhiên, đây là hai loại chứng từ hoàn toàn khác nhau. Non-Commercial Invoice (hoặc Hóa đơn phi thương mại) là loại chứng từ có chức năng mở tờ khai và kê khai các vấn đề về giá và thuế nhập khẩu. Đây là hóa đơn không được dùng làm căn cứ để thanh toán giữa các bên mua bán. Một vài điểm giống và khác nhau cụ thể giữa Commercial Invoice và Non-Commercial Invoice như sau:

• Giống nhau: Hóa đơn thương mại và Hóa đơn phi thương mại có hình thức tương đối giống nhau. Nội dung của hai loại chứng từ này cũng bao gồm những thông tin như nhau
• Khác nhau: Điểm khác biệt lớn nhất giữa Hóa đơn thương mại và Hóa đơn phi thương mại chính là chức năng sử dụng. Theo đó, Non-Commercial Invoice chỉ có chức năng là mở tờ khai, kê khai giá và nộp thuế Hải Quan. Đặc biệt, chứng từ này không có ý nghĩa trong việc thanh toán chi phí giữa các bên mua – bán giống như Hóa đơn thương mại

Một vài lưu ý đối với Invoice trong hoạt động thương mại

#Thời gian phát hành

Commercial Invoice được phát hành sau khi gửi hàng hoặc sau khi đóng xong hàng vào container bởi khi ấy mới có đủ thông tin về hàng hóa để tính tổng tiền hàng. Ngoài ra cũng có trường hợp Invoice được lập từ trước đó với hợp đồng giao hàng nhiều lần, các lần giống nhau về số lượng và không có sự thay đổi về giá. Khi có đầy đủ nhất các thông tin về số lượng hàng hóa, nguồn gốc, chủng loại,… Invoice sẽ được lập để làm căn cứ tính tổng giá trị hóa đơn, từ đó xác định được chính xác thuế giá trị xuất khẩu.

#Khai thiếu thông tin

Nếu Commercial Invoice thiếu những thông tin quan trọng hoặc thông tin giữa các chứng từ có sự chênh lệch, có thể gây ảnh hưởng tới quá trình thông quan hàng hóa. Nghiêm trọng hơn, doanh nghiệp còn có thể bị cơ quan chức năng xử phạt theo quy định. Do đó, bạn cần chuẩn bị đây đủ bộ hồ sơ Hải Quan trong quá trình khai báo và làm thủ tục để tránh bị bắt lỗi thiếu thông tin, dễ bị nhầm lẫn hoặc bị trả hàng về không được thông quan.

Một số lưu ý quan trọng cần ghi nhớ khi làm Invoice

#Phân biệt giữa Commercial Invoice và Packing List

Khi làm Commercial Invoice, bạn cần phải đảm bảo những nội dung của Văn bản phải chuẩn xác và hợp lý. Bởi giữa báo cáo thông tin hàng hóa đóng gói “Packing List” và hóa đơn xuất nhập khẩu thường dễ bị nhầm lẫn với nhau vì nội dung của chúng khá tương đồng.

Mặc dù những thông tin trong Packing List – P/L (Phiếu đóng gói hàng hóa) và Hóa đơn thương mại có vẻ giống nhau nhưng hai tài liệu này có chức năng hoàn toàn khác nhau. Cụ thể:

• Packing List là loại chứng từ mô tả chi tiết về những thông tin của lô hàng như: kích thước, trọng lượng, đơn vị tính,… Ngoài ra, P/L còn bao gồm các thông tin về cách thức đóng gói lô hàng và nhãn hiệu hàng hóa 
• Hóa đơn thương mại là bằng chứng về giao dịch thương mại giữa nhà nhập khẩu và nhà xuất khẩu hàng hóa

>>> Xem thêm: Packing List là gì? Vai trò và chức năng của Packing List trong Logistics

Tổng kết

Như vậy, bài viết đã trình bài những nội dung liên quan đến Commercial Invoice là gì và một số điều cần lưu ý quan trọng khi xử lý loại chứng từ này. Hy vọng rằng các doanh nghiệp đã có cái nhìn tổng quan nhất về thuật ngữ nói trên. Trong trường hợp khách hàng cần tư vấn thêm về những chứng từ, thủ tục liên quan đến Invoice, vui lòng liên hệ cho đội ngũ nhân sự của Finlogistics để được hỗ trợ mọt cách nhanh chóng, hiệu quả và tối ưu nhất nhé!

Finlogistics

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0243.68.55555
• Phone/Zalo: 0963.126.995 (Mrs.Loan)
• Email: info@fingroup.vn