Arrival Notice là gì? Những nội dung quan trọng cần có trong giấy báo hàng đến

Trong quá trình thực hiện xuất nhập khẩu, bạn có thể sẽ không ít lần bắt gặp cụm từ “Arrival Notice”. Nhưng liệu bạn đã thực sự hiểu rõ Arrival Notice là gì và vai trò quan trọng của khái niệm này trong quá trình vận chuyển hàng hóa quốc tế chưa? Đây không chỉ là thông báo hàng hóa cập bến mà còn là “chìa khóa” giúp doanh nghiệp của bạn chủ động tiết kiệm chi phí và tránh được những rủi ro không đáng có. Hãy cùng tìm hiểu về Arrival Notice qua bài viết dưới đây cùng Finlogistics nhé.

Arrival Notice tương tự như một “tin tức nóng hổi” của hãng tàu hay hãng hàng không

Arrival Notice là gì?

Trước khi bắt đầu đi sâu tìm hiểu vai trò của Arrival Notice là gì, chúng ta hãy cùng làm rõ về thuật ngữ này qua những nội dung sau:

#Khái niệm

Arrival Notice – A/N (còn gọi là giấy báo hàng đến) là một loại chứng từ quan trọng trong hoạt động vận tải quốc tế, đặc biệt là đường biển. Loại chứng từ này được phát hành bởi người vận chuyển (hãng tàu, hãng hàng không hoặc đại lý của họ) và gửi cho phía người nhận hàng (người nhập khẩu hoặc đại lý của họ) để thông báo về việc hàng hóa sắp đến hoặc đã đến cảng đích.

Một mẫu Arrival Notice cơ bản thường gặp

#Mục đích

1. Thông báo hàng đến là chức năng cơ bản nhất, giúp người nhận hàng nắm được thời gian dự kiến hàng sẽ đến (ETA) hoặc thời gian thực tế mà hàng đã đến (ATA).

2. Cung cấp những thông tin chi tiết về lô hàng, bao gồm:

• Tên tàu/số chuyến bay
• Số vận đơn (Bill of Lading hoặc Air Waybill)
• Tên, địa chỉ của người gửi hàng (Shipper) & người nhận hàng (Consignee)
• Mô tả chi tiết hàng hóa, số lượng, thể tích, trọng lượng,…
• Cảng xếp hàng (POL) & cảng dỡ hàng (POD)
• Thông tin chi tiết về container (nếu là hàng container)
• Một số chi phí liên quan đến việc nhận hàng (phí CFS, phí THC, phí D/O, phí lưu kho, phí lưu container,…)

3. Giấy báo hàng đến thường kèm theo những hướng dẫn về quy trình thủ tục và giấy tờ cần thiết để người nhận hàng có thể tiến hành thông quan và lấy hàng thuận lợi.

4. Hầu hết các loại chi phí phát sinh tại cảng đích sẽ được liệt kê trong Arrival Notice và yêu cầu phía người nhận hàng thanh toán trước khi tiến hành nhận hàng.

Những mục đích sử dụng Arrival Notice

#Vai trò

• Nhờ có Arrival Notice, người nhập khẩu có thể chủ động chuẩn bị các thủ tục Hải Quan, sắp xếp kho bãi, phương tiện vận chuyển nội địa và nhân lực để nhận hàng, nhằm tránh tình trạng hàng hóa bị lưu kho quá lâu và phát sinh chi phí.
• Người nhận hàng có thể kiểm tra các khoản phí được yêu cầu một cách minh bạch và chủ động chuẩn bị tài chính trước khi lấy hàng.
• Giúp phát hiện sớm nhiều sai sót trong thông tin lô hàng, giảm thiểu rủi ro hoặc các vấn đề tiềm ẩn khác.

#Nội dung

Cấu trúc giấy báo hàng đến của những đơn vị phát hành có thể sẽ khác nhau ít nhiều, tuy nhiên về cơ bản nội dung có trên Arrival Notice thường sẽ bao gồm những thông tin cụ thể như sau:

• Shipper: Tên & địa chỉ liên lạc của người gửi hàng/người bán hàng
• Consignee: Tên & địa chỉ liên lạc của người nhận hàng/người mua hàng
• Notify Party: Thông tin chi tiết của đơn vị thông báo (đại lý Hải Quan/công ty giao nhận vận tải được người nhận hàng chỉ định) bao gồm: tên, địa chỉ, chi tiết liên lạc,…
• B/L, SWB hoặc AWB Number: Số vận đơn gốc, số vận đơn đường biển hoặc số vận đơn đường hàng không thường được người vận chuyển chỉ định
• Vessel/Flight Information: Thông tin tàu/chuyến bay bao gồm: tên tàu hoặc tên máy bay & chuyến bay hoặc số hiệu chuyến bay
• Cargo Information: Thông tin về hàng hóa bao gồm: mô tả chung về loại và số lượng do người gửi hàng khai báo
• Container hoặc ULD Number: Số container nếu được vận chuyển bằng đường biển hoặc ULD Number nếu được vận chuyển bằng đường hàng không
• Estimated Arrival Time (ETA): Thời gian dự kiến hàng hóa sẽ đến cảng dỡ hàng hoặc sân bay đích
• Actual Arrival Time (ATA): Thời gian thực tế tàu cập bến tại cảng dỡ hàng hoặc máy bay tới sân bay đích
• Port of Loading/Origin Airport: Cảng biển xuất phát hoặc sân bay hàng hóa xuất phát
• Port of Discharge/Destination Airport: Cảng dỡ hàng hoặc sân bay đích nơi hàng hóa được tháo dỡ
• Place of Delivery: Địa chỉ giao hàng (cảng đích, sân bay đích hoặc cơ sở của người nhận hàng)
• Địa điểm nhận hàng: Địa điểm nhận hàng sau khi hoàn tất thủ tục Hải Quan, thường là cảng container hoặc cảng sân bay
• Freight Terms: Các điều khoản Incoterms sử dụng được thỏa thuận trong Hợp đồng giữa người gửi và người nhận hàng
• Freight Charges: Chi phí người nhận phải trả cho người vận chuyển
• Remark: Những ghi chú của hãng tàu (nếu có)

Một số nội dung chính cần có trong Arrival Notice

Người phát hành thông báo hàng đến là đối tượng nào?

Thông báo hàng đến là loại chứng từ vận chuyển hàng hóa do hãng tàu hoặc các đại lý hãng tàu, công ty vận tải,… phát hành trong khoảng 3 – 5 ngày, trước khi hàng hóa dự kiến cập bến. 

• Hãng tàu phát hành Arrival Notice đến khách hàng: Khi khách hàng trực tiếp sử dụng dịch vụ vận chuyển của hãng tàu đối với hàng FCL.
• Đại lý hãng tàu, công ty vận tải phát hành Arrival Notice đến khách hàng: Khi khách hàng sử dụng dịch vụ vận chuyển từ bên thứ ba là đại lý hãng tàu, đơn vị vận tải đang giao kết với hãng tàu đó. Hãng tàu phát hành Arrival Notice tới đại lý hoặc đơn vị vận tải, sau đó đơn vị này sẽ phát hành giấy báo hàng đến lại cho khách hàng, áp dụng đối với hàng FCL và LCL.

Người nhận hàng nhận được giấy báo hàng đến khi nào?

Thời điểm người nhận hàng nhận được giấy báo hàng đến có thể khác nhau, tùy thuộc vào từng phương thức vận chuyển và những chính sách của từng hãng tàu/hãng hàng không. Cụ thể:

• Vận tải hàng đường biển: 3 – 7 ngày trước khi tàu cập cảng đích
• Vận tải hàng đường hàng không: có thể được gửi sớm hơn, ngay khi hàng hóa được xếp lên máy bay hoặc khi di chuyển gần đến sân bay đích

Thời điểm nhận Arrival Notice thường không giống nhau

Các bước tiếp theo sau khi nhận được Arrival Notice là gì?

Vậy quy trình thực hiện sau khi nhận được Arrival Notice là gì? Dưới đây là những bước tiếp theo mà bạn cần thực hiện để lấy hàng:

• Đối chiếu kỹ càng những thông tin trên Arrival Notice với những chứng từ khác như: Hợp đồng, Invoice, Packing List và vận đơn gốc nhằm bảo đảm tính chính xác
• Liên hệ với hãng tàu/đại lý để xác nhận lại thông tin và yêu cầu thêm hướng dẫn (nếu cần)
• Thực hiện thanh toán các khoản chi phí được liệt kê
• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và tiến hành khai báo thủ tục Hải Quan để thông quan lô hàng
• Sau khi hoàn tất thủ tục và thanh toán chi phí, người nhận hàng sẽ nhận lệnh giao hàng (D/O) từ hãng tàu/đại lý, cho phép rút hàng ra khỏi cảng/kho
• Sắp xếp vận chuyển nội địa để đưa hàng hóa về kho bãi của mình

Nói chung, giấy báo hàng đến là một tài liệu không thể thiếu trong chuỗi cung ứng và vận chuyển quốc tế, đóng vai trò như là cầu nối thông tin quan trọng giữa người vận chuyển và người nhận hàng, thúc đẩy quá trình nhập khẩu diễn ra hiệu quả và thuận lợi.

Sau khi nhận được Arrival Notice, doanh nghiệp tiến hành các bước thông quan theo quy định

>>> Đọc thêm: ATD là gì? ATA là gì? Tìm hiểu chi tiết ATD và ATA trong Logistics

Tổng kết

Trên đây là những nội dung hữu ích, giúp giải đáp cho câu hỏi “Arrival Notice là gì?” của bạn đọc đang quan tâm. Finlogistics mong rằng bạn đã hiểu rõ hơn về Arrival Notice, cũng như vai trò quan trọng của loại chứng từ này trong quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Hãy luôn chủ động kiểm tra, xác nhận thông tin và lên kế hoạch nhận hàng ngay khi nhận được Arrival Notice để quá trình nhập khẩu của bạn luôn diễn ra thành công.

Finlogistics

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0243.68.55555
• Phone/Zalo: 0963.126.995 (Mrs.Loan)
• Email: info@fingroup.vn